Výzva

Girl Scouts of Japan je celostátní organizace, která se skládá z 47 místních rad a má asi 40 000 členek. Je členem světové skautské asociace World Association of Girl Guides and Girl Scouts, což je největší dobrovolné hnutí zaměřené na dívky a mladé ženy. Organizace Girl Scouts podporuje a povzbuzuje dívky a mladé ženy v dosažení svého maximálního potenciálu prostřednictvím neformálního vzdělávání.

Vzhledem k tomu, že organizace Girl Scouts of Japan působí po celé zemi, potýkala se s problémem, jak zajistit efektivní komunikaci mezi členkami. Kvůli velkému počtu skupin a členek různého věku potřebovala efektivní a bezpečný podnikový systém, který by zajistil soulad všech skupin a zabezpečil osobní údaje nezletilých. Organizace zastřešuje všechny místní rady, a proto její soubory obsahují osobní údaje dívek a mladých žen z jednotlivých oddílů a rad i údaje dospělých, kteří působí jako jejich vedoucí. Sídla jsou rozprostřena po celé zemi, a tak je velmi důležité vyhodnocovat efektivitu činností. Oddílové vedoucí a místní rady podávají organizaci Girl Scouts of Japan hlášení o docházce, četnosti událostí a dalších klíčových metrikách, aby bylo možné zajistit co nejefektivnější provoz organizace. Vzhledem k omezeným finančním prostředkům bylo nutné najít řešení, které by se snadno zavedlo po celé zemi v různých místních radách.

Příběh

V duchu skautského přístupu „nebát se zkoušet nové věci“ organizace Girl Scouts of Japan začlenila sadu služeb poskytovaných programem Google pro neziskové organizace, aby podpořila efektivitu svých početných místních rad a skupin. Jako první začala využívat službu Google Workspace ke sladění provozu místních rad. S pomocí Formulářů Google vložila na svůj web formuláře, kterými členkám poskytuje přístup k e-learningovému programu. Tento program umožnil širšímu okruhu členek získat povědomí o dívčím skautingu a dovednostech potřebných k rozvoji vedoucích schopností. I když program skautek existuje již více než sto let, organizace Girl Scouts of Japan jeho činnost modernizovala pomocí kvízů, které dívkám a mladým ženám pomáhají zdokonalit se ve znalostech a dovednostech a zároveň získat odznaky od místních rad po celé zemi.

Členky organizace Girl Scouts of Japan jsou v ovládání výpočetní techniky různě pokročilé a díky službám jako Formuláře nebo Tabulky mohou snadno sdílet informace a stahovat přehledy dat, aniž by jakákoli data musely ručně zadávat. Organizace zastřešuje mnoho místních skautských rad a Google Workspace jí umožňuje sdílet dokumenty jen s těmi uživatelkami, které v jednotlivých místních pobočkách mají mít přístup, a zajišťuje tak lepší ochranu soukromí. Vzhledem k tomu, že soubory lze nyní sdílet mezi místními radami, každý oddíl se může podělit o doporučené postupy, teambuildingové aktivity a další činnosti na podporu fungování organizace. Díky nastavení ochrany soukromí v Gmailu si oproti dřívějšku nemusí dělat tolik starostí se spamy, malwarem a dalšími problémy zabezpečení. Po zavedení služby Weby Google se mohou různé místní rady a členky dostat k relevantním informacím, například o školení oddílových vedoucí nebo příručkách. Mají tak v reálném čase přístup k aktualitám a informacím, které mohou sdílet s místními radami a členkami podporovanými organizací Girl Scouts of Japan.

Služby programu Google pro neziskové organizace pomohly zdokonalit interní podnikový provoz a nedávno navíc organizace Girl Scouts Japan začala program Google pro neziskové organizace využívat k externí komunikaci. Pomocí programu AdGrants a služby YouTube aktivně posiluje přítomnost na internetu, aby získala nové členky a sdílela informace o úžasné práci a akcích, které na jednotlivých místech pořádá. Videa YouTube pomáhají přiblížit, v čem podpora dívek a mladých žen spočívá, včetně teambuildingových aktivit, společného zpěvu a místních letních táborů.

Ke sdílení informací a zvyšování počtu účastníků jejich akcí využívají Mapy Google, které nečlenům se zájmem o dívčí skauting pomohou snadno najít akce pořádané v celém Japonsku. Používají také rozhraní Google Maps API dostupná v rámci programu Earth pro neziskové organizace, pomocí kterých stávající i potenciální členky informují o vlivu své činnosti. Za pomoci rozhraní Google Maps API a služby YouTube vznikla virtuální prohlídka pěti dívčích skautských zařízení po celém světě. Toto video představuje globální pohled a dodává členkám pocit, že jsou součástí široké celosvětové komunity.

Nástroje Google pro neziskové organizace pomohly organizaci Girl Scouts of Japan nejen s organizováním a zajištěním efektivity programů, ale také s utvořením představy o důležitých činnostech, které pomáhají s podporou a povzbuzením dívek a mladých žen.

Rumiko Meguro, centrála GSJ, tým PR a fundraisingu

Dopad

K dosažení úspěchu bylo pro takto velkou organizaci s celostátním působením klíčové zpřístupnit své aktivity širokému okruhu zájemkyň. E-learningový program (jehož obsah byl vytvořen pomocí Formulářů Google) umožnil více než 7000 členkám vyškolit se v libovolném tématu počínaje informacemi o dívčím skautingu a konče dovednostmi potřebnými v každodenním životě. Z finančního hlediska sada služeb Google Workspace organizaci přinesla kvalitnější systém zabezpečení, který lze snadno implementovat na různých místech.

Používání služeb Google Workspace podstatně zvýšilo efektivitu fungování organizace. Dříve používala některé služby Google jen část personálu, ale služby Google Workspace v celé organizaci zavedeny nebyly. Bylo proto nutné spravovat několik e-mailových účtů, čímž vznikalo bezpečnostní riziko. Jakmile organizace přešla na Google Workspace, každá vedoucí dostala jeden účet určený pro všechny činnosti, ke kterému má přístup odkudkoli. Odpadlo tak nebezpečí, že organizace po odchodu členky přijde o její dokumenty. Google Workspace takto velké organizaci umožňuje spravovat uživatelky z jednoho místa a provádět změny personálu rychle a efektivně. Když bylo dříve potřeba přidat nové členky nebo smazat účet, jehož uživatelka organizaci opustila, správkyně informační a komunikační technologie musela požádat externího dodavatele o přístup k účtu prostřednictvím tabulky. Díky této změně již není třeba trávit tolik času starostí o provoz organizace a je možné se více věnovat své činnosti zaměřené na oslovení dalších děvčat a mladých žen a rozvíjet svůj pracovní program.

Nástroje programu Google pro neziskové organizace dokázaly zvýšit viditelnost organizace a jejího úsilí o podporu osobního rozvoje dívek a mladých žen. Dříve byly jednotlivé akce uvedeny na webové stránce v dlouhém seznamu obsahujícím desítky událostí, kterými se účastnice musely proklikat. Mapy Google organizaci umožnily vložit na web mapu a aktualizovat události v reálném čase. Každá událost má přiřazenu vlastní barvu podle měsíce nebo tématu (např. „Den skautek“), aby lidé se zájmem o dívčí skauting rychle našli místní akce, kterých se mohou zúčastnit. Po integraci událostí v Mapách Google a s možností vizualizace jejich polohy se organizaci podařilo zvýšit účast na akcích a dosáhnout více než 18 000 zobrazení informací o událostech. Potenciální členky už nemusí složitě vyhledávat nejbližší setkání, stačí jednoduše zobrazit mapu a najít příhodnou společenskou událost.

Pro úspěch organizace Girl Scouts of Japan je zásadní moci sdílet důležité činnosti a vizualizovat působení na dívky a mladé ženy. Program Ad Grants posílil jejich přítomnost na internetu a přivedl na webové stránky více než 3000 návštěvníků za měsíc, což během dvou měsíců představovalo 500% nárůst návštěvnosti. Pro potřeby celosvětových kampaní, jako například Stop the Violence, vznikly reklamy propagující genderovou rovnost a ochranu před násilím a zvyšující povědomí a mediální pokrytí této iniciativy. Na kanálu YouTube je k dispozici seznam videí se skautkami, jak v rámci teambuildingu hrají tleskanou „I’ll Think of You“ od Kurta Schneidera. Svým videem již přispělo mnoho místních rad a skupin – zatím mají 43 příspěvků. Tyto příspěvky slouží jako příklady aktivit, kterým se skautky věnují, a zároveň prostřednictvím karet a poznámek ve videích přivádějí nové členky na webové stránky. Některá videa již dosáhla více než 20 000 zhlédnutí, což z YouTube dělá hlavní prostředek, jak představit aktivity na podporu a povzbuzení dívek a mladých žen.

Organizace Girl Scouts of Japan má desítky programů – od programu pro zvýšení sebevědomí, který vznikl jako výsledek spolupráce organizace WAGGGS se společností DOVE, přes kampaň Stop the Violence s cílem omezit násilí na ženách, až po nejrůznější tábory a akce pořádané po celé zemi. Nástroje Google pro neziskové organizace pomohly nejen s organizováním a zajištěním efektivity programů, ale také s utvořením představy o důležitých činnostech, které pomáhají s podporou a povzbuzením dívek a mladých žen.